Os documentos que são estabelecidos no Sistema de Gestão da Qualidade devem ser controlados, cujas diretrizes estão documentadas nos procedimentos PSQ-4.2.3 e 4.2.4

A pessoa designada para controlar os documentos deve garantir:

· Elaboração, verificação e aprovação dos documentos.
· Que as alterações e situações de revisões sejam identificadas.
· Que as revisões aplicáveis estejam disponíveis e que o uso intencional de documentos obsoletos seja evitado.

Registros são documentos especiais que devem ser controlados e mantidos para dar evidência da conformidade com os requisitos, e eles devem ser mantidos legíveis, identificados, protegidos, recuperáveis e controlados.

Data-Book, que pode ser eletrônico, é uma coletânea de documentos e registros requeridos contratualmente pelo cliente e comprova que o Sistema de Gestão está implementado, isto é, que a qualidade e a eficiência operacional foram atingidas.

Alguns exemplos de registros que compõe um Data Book: Desenhos de Projeto e Arranjos, Relatórios Topográficos, Relatórios Dimensional, Relatórios Inspeções, Relatórios de Teste e Ensaios, Mapeamentos de Juntas, Mapas de Solda, Relatórios Elétricos, Relatórios Instrumentação.